Held za organizatore

Held je rezervacija stolova za barove, klubove, festivale i događaje. Gosti vide živi tlocrt, odaberu stol i plate akontaciju — vi sve vodite iz jednog sučelja.

0 €

za vas — bez pretplate i provizije

1,25 €

po osobi, plaća gost

Sljedeće jutro

akontacija na vašem Stripeu

Ovaj vodič prolazi kroz sve mogućnosti redom kojim ćete ih koristiti. Svako poglavlje ima vlastitu poveznicu — pošaljite je kolegi kad mu treba samo jedan odgovor.

1. Registrirajte objekt i odaberite vrstu: bar (otvoren redovito, npr. svaku večer) ili agencija (festivali od više dana i jednodnevni događaji).
2. Račun čeka naše odobrenje — dok ga ne odobrimo, ništa se ne može objaviti. Javljamo vam se e-poštom čim je račun aktivan.
3. U Payouts → Company info upišite podatke za račune: pravni naziv, OIB (provjeravamo kontrolnu znamenku) i adresu — bez njih se festival ili bar ne može objaviti.
4. U Payouts povežite Stripe (Stripe Connect Express) — tamo Stripe provjerava vaš identitet i račun za isplatu.

Postavljanje možemo odraditi i s vama: tlocrt, meni i stranicu objekta pripremimo zajedno, a osoblju pokažemo kako koristiti večernji pregled.

Bar — kalendar koji se sam produžuje

• Kalendar je uvijek otvoren 90 dana unaprijed (broj dana možete promijeniti) i svaki se dan sam dodaje.
• Tjedni raspored: za svaki dan u tjednu odredite je li zatvoreno, radno vrijeme i termine (npr. 19:00 i 22:00) — isti stol tada možete prodati dvaput iste večeri.
• Pojedinoj večeri dodajte događaj: naziv, opis, vrijeme početka i sliku — gosti ga vide u kalendaru i na stranici večeri.
• Zatvorena večer se ne može rezervirati. Ako na njoj već ima rezervacija, koristite „Otkaži ovu večer” (vidi Otkazivanje).

Festival ili događaj — fiksni datumi

• Odredite datume; svaki dan festivala dobiva vlastitu stranicu i vlastite rezervacije. Jednodnevni događaj je festival od jednog dana.
• Sljedeće izdanje u jednom koraku: u Festivalima, u izborniku uz događaj, odaberite „Clone…” i zatim novi prvi dan (predlažemo iste dane u tjednu godinu kasnije). Kopiraju se tlocrt i stolovi, stranica događaja, programi po danima, pravila rezervacije i vrste ulaznica s pomaknutim datumima prodaje; rezervacije i prodane ulaznice kreću od nule. Kopija je skrivena dok je ne aktivirate.
• Objava u zadano vrijeme: postavite datum i sat kad rezervacije postaju javne; do tada stranicu vidite samo vi.
• Status događaja mijenjate sami: nadolazeći, zatim aktivan, pa završen (arhiviran).

Tlocrt crtate sami u uređivaču: povucite stolove i elemente prostora, a gosti na javnoj stranici vide isti prikaz sa slobodnim, zauzetim i zadržanim stolovima.

• Stolovi: okrugli ili pravokutni, s oznakom (npr. VIP-1), kapacitetom i sekcijom (Terasa, Galerija…). Kapacitet određuje koliko osoba rezervacija uključuje.
• Elementi prostora: šank, pozornica, DJ, ulaz, tribine, zidovi i granice prostorija — samo za orijentaciju gostiju.
• Više etaža: prizemlje, terasa, kat — svaka ima svoj tlocrt i oblik platna.
• Tlocrt po danu: pojedinom danu dajte drukčiji raspored (npr. koncert s pozornicom) bez diranja glavnog.
• Spremljeni prostori: spremite tlocrt kao predložak i primijenite ga na novi događaj u jednom koraku.
• Izvoz slike tlocrta (PNG) za osoblje ili društvene mreže.

Cijenu stola čine akontacija koju određujete vi i naknada platforme od 1,25 € po osobi koju plaća gost. Akontacija je bon: na dan rezervacije uračunava se u račun gosta za piće. Ako gost ne dođe, akontacija ostaje vama.

Dva načina rezervacije

Samo akontacija

gost plaća akontaciju i ne bira piće — sve odlučuje za stolom

Akontacija + odabir pića

gost pri rezervaciji mora odabrati boce iz vašeg menija ili označiti „Još ne znamo”

Kod odabira pića gost i dalje online plaća samo akontaciju — odabrane boce plaća na licu mjesta, a akontacija se uračunava u taj račun. Odabir vidite na rezervaciji i u Excel izvozu, pa boce možete pripremiti prije dolaska.

Meni i uvjeti stola

• Meni: kategorije i stavke s cijenama, redoslijedom i dostupnošću. Možete imati više menija i svakom događaju dodijeliti drugi.
• Uvjeti stola: vaš tekst (minimalna potrošnja, dress code, vrijeme dolaska) koji gost vidi i prihvaća prije plaćanja.
• Dobrodošlica (neobavezno): mala gesta koju nudite gostima s rezervacijom, npr. piće dobrodošlice — prikazuje se pri rezervaciji.

1. Gost otvori vašu stranicu (heldtables.com/o/vas-objekt), odabere večer u kalendaru i dodirne slobodan stol na tlocrtu.
2. Stol je njegov 15 minuta — drugi ga u tom vremenu vide kao zadržan.
3. Odabere piće (ako ga koristite), upiše ime, e-poštu i telefon, pregleda uvjete otkazivanja i plati karticom preko Stripea.
4. Odmah dobiva potvrdu e-poštom s fiskalnim računom (PDF) i datotekom za kalendar, a podsjetnik prije dolaska.

• Gost može sam otkazati do početka događaja; stol se oslobađa, ali akontacija i naknada se ne vraćaju.
• R1 račun zasad se ne može zatražiti online — tvrtka koja ga treba javlja se vama na e-poštu za upite.
• Stranica je na hrvatskom i engleskom.

Za festivale i koncerte s ulaznicom uključite plaćeni ulaz. Tada gost za stol ne plaća akontaciju nego ulaznice za sve osobe za stolom; piće (ako ga birate) i dalje plaća na licu mjesta.

• Vrste ulaznica: dnevne ulaznice, festivalske propusnice, GA ili VIP — s cijenom i ograničenjem po danu.
• Faze prodaje: svaka vrsta ulaznice ima razdoblje prodaje (od–do) i kvotu, pa „1. faza GA” vrijedi do datuma ili dok se ne rasproda, a „2. faza GA” kreće kad ona završi — gumb „Next phase” složi je u jednom kliku. Gosti vide rasprodane faze prekrižene i sljedeću s datumom početka. Svaku vrstu možete jednim klikom isključiti; već prodane ulaznice ostaju važeće.
• Kapacitet po danu: prodaja staje kad se dosegne broj osoba koji ste zadali.
• QR ulaznice: svaka osoba dobiva svoj QR kod e-poštom.
• Skener na ulazu: osoblje otvori poveznicu skenera na mobitelu i skenira QR kodove — bez aplikacije i bez prijave. Poveznicu možete u svakom trenutku zamijeniti novom.
• Ulaznice u izborniku: stavka „Tickets” u bočnom izborniku otvara vrste ulaznica, popunjenost po danu i prodane ulaznice — za cijeli festival ili za jedan dan.
• Prodane ulaznice: kartica „Sold tickets” prikazuje svaku narudžbu — kupca, ulaznice po vrsti i danu, iznos i koliko je gostiju već ušlo. Pretraga po imenu, e-pošti, broju narudžbe ili kodu ulaznice, filtri po danu i vrsti, ponovno slanje ulaznica e-poštom i Excel izvoz.

Otkažete li cijeli festival ili jedan dan, kupcima se vraća cijena ulaznica; propusnice za više dana vraćaju se razmjerno, u cijelosti ili kao vaš kredit — birate vi. Naknada platforme se ne vraća.

Tonight

Pregled za osoblje: tlocrt večeri sa svim rezervacijama. Dodirnite zauzet stol i vidite tko sjedi, koliko ih je i koje su piće odabrali. Dane mijenjate prstom po traci s datumima.

Rezervacije

• Popis svih rezervacija s pretraživanjem po imenu, e-pošti ili broju te filtrima po datumu, statusu i načinu plaćanja.
• Detalj rezervacije: gost, stol, termin, etaža, odabrano piće, plaćanje i fiskalni račun. Odatle ponovno pošaljete potvrdu ili otkažete.
• Telefonska i walk-in rezervacija: sami upišete gosta i stol bez plaćanja — potvrda mu stiže e-poštom.
• Excel izvoz za jednu večer (s listom tlocrta) ili za cijeli događaj s razdiobom akontacije i naknade.
• Upozorenja o popunjenosti: e-pošta kad rezervacije dosegnu postotak koji zadate (npr. 50 % i 80 %).

Gost otkaže ili ne dođe

ništa se ne vraća — akontacija ostaje vama

Vi otkažete jednu rezervaciju

gostu se vraća akontacija

Vi otkažete cijelu večer

„Otkaži ovu večer”: svim gostima se vraća akontacija, večer se zatvara

Naknada platforme

ne vraća se ni u jednom slučaju

Kod otkazivanja rezervacije birate tko otkazuje: gost (bez povrata) ili vi (povrat akontacije). Povrat ide na karticu gosta, izdaje se storno računa i gost dobiva e-poštu s razlogom koji upišete.

Povrat se isplaćuje iz novca koji vam još nismo prenijeli — zato vas ne košta ništa dodatno. Rezervacija za koju ste već dobili isplatu ne može se vratiti na ovaj način.

• Gost plaća karticom preko Stripea. Akontacija je vaša; naknada od 1,25 € po osobi je Heldova.
• Barovi i besplatni događaji: akontacije za večer prenosimo na vaš Stripe račun sljedeće jutro u 4:00, čim Stripe potvrdi gostovu uplatu. Gosti plaćaju pri rezervaciji pa je to obično već gotovo; rezervacija u zadnji čas može pričekati do 3 radna dana.
• Barovima Stripe na bankovni račun isplaćuje sve što se skupilo jednom tjedno, petkom: isplata za prošli tjedan, cijela (i vikend), prije sljedećeg vikenda. Jedna isplata tjedno umjesto sedam znači manje Stripeovih naknada za isplatu. Novi Stripe računi u početku imaju nekoliko dana čekanja koje Stripe s vremenom sam skraćuje.
• Festivali i događaji ne čekaju petak: svaki dan festivala (ili događaj) prenosi se na vaš Stripe sljedeće jutro nakon što završi, a Held isto jutro pokreće isplatu na banku, pa novac stiže prvi radni dan nakon događaja. Ulaznice kupljene u zadnji čas stižu kad ih Stripe oslobodi (do 3 radna dana od kupnje). Festivalske propusnice prenose se nakon zadnjeg dana festivala.
• Stripeove naknade plaća Held — dobivate cijelu akontaciju.
• Fiskalni računi gostima izdaje Held u vaše ime („u ime i za račun” objekta) — ne trebate vlastiti certifikat ni naplatni uređaj.
• Uz svaku isplatu na banku dobivate e-račun s pregledom naknada platforme za tu isplatu — za vaše knjigovodstvo.
• U Payouts vidite sve prijenose, a u Receipts preuzimate svaki izdani račun.

• Stranica objekta: jedna adresa za sve vaše večeri i događaje, s naslovnom slikom, opisom i popisom što dolazi.
• Stranica događaja: naslovna fotografija, opis, hrana i piće, galerija, lokacija s kartom i kako doći — sve uređujete na hrvatskom i engleskom.
• Analitika: posjeti, odakle dolaze (Instagram, Google, kampanje s UTM oznakama) i koliko ih završi rezervacijom.
• Meta oglasi: povežite Facebook/Instagram oglasni račun i pratite rezultate kampanja uz rezervacije.

• Podaci za račune su u Payouts → Company info: pravni naziv, OIB i adresa — ispisuju se na računima i e-računima.
• E-pošta za upozorenja: kamo šaljemo upozorenja o popunjenosti.
• Podsjetnici gostima: koliko dana prije dolaska gost dobiva podsjetnik (do pet podsjetnika).
• Pragovi popunjenosti: postoci na kojima dobivate upozorenje.